Личное собеседование: подготовка, правила, вопросы

Личное собеседование – неотъемлемая часть рекрутинга и очень важный этап, на котором можно и нужно получить всю необходимую/недостающую информацию о соискателе. Как к нему правильно подготовиться?

Личное собеседование – это интервью рекрутера и соискателя, при котором они общаются лицом к лицу. Такое собеседование может быть трех типов:

• Индивидуальное – рекрутер и кандидат общаются тет-а-тет;
• Групповое – собеседование проходят одновременно несколько кандидатов;
• Панельное – несколько представителей компании собеседуют одного кандидата.

Самым популярным способом является именно индивидуальное интервью, и новички, как правило, начинают именно с него.

Личное собеседование поможет определить, каков кандидат в общении, подтвердит/не подтвердит информацию, указанную соискателем в резюме, позволит четче определить компетенции и т.д. Также в рамках такого собеседования можно оценить знания кандидата. Например, попросить выполнить тестовое задание или решить какую-либо задачу, чтобы увидеть, как человек мыслит.

Личное собеседование помогает оптимизировать поиска и подбора персонала. Прежде всего, рекрутер получает возможность оценить личностные качества и имеет простор для деятельности – можно экспериментировать с разными методиками интервью. Можно наблюдать, как кандидат реагирует на те или иные ситуации, благодаря чему отсеять соискателей, которые точно не подходят. Таким образом, специалист по подбору персонала может проверить теоретические и практические знания кандидата, его реакцию на те или иные ситуации, и убедиться, что у него действительно есть нужные навыки.

С чего начать подготовку?

Прежде всего, менеджер по персоналу должен запланировать интервью. Не у себя в памяти, а в ежедневнике, планере, ATS. Это важно, поскольку:

• вы будете понимать, сколько времени есть для подготовки;
• вы не окажетесь в ситуации, когда нужно быть в двух местах одновременно;
• не возникнет ситуации, при которой у вас в день огромное количество интервью.

На последнем пункте стоит остановиться более детально. Не планируйте слишком много интервью. В краткосрочной перспективе это чревато эмоциональной усталостью и снижением концентрации. В итоге вы можете упустить что-то важное. В долгосрочной перспективе перегрузка приведет к профессиональному выгоранию.

Чтобы не допустить этого, рекомендуется планировать максимум 3-4 интервью в день, продолжительностью по 30-40 минут. Также крайне важно предупредить всех «причастных». Соискатель должен быть оповещен о времени и месте, а в идеале ему следует предоставить карту проезда. Охрану нужно предупредить о приходе кандидата. Если планируется панельное интервью, это нужно согласовать со всеми участниками.

Повторное изучение резюме и оценочный лист

Подготовка к собеседованию начинается с повторного изучения резюме. Даже если вы перед этим неоднократно просматривали резюме (например, если перед личным собеседованием проводилось телефонное интервью), не будет лишним просмотреть еще раз.

Проверьте информацию, которую вам предоставил кандидат, через его странички в LinkedIn и Facebook. Возможно, найдутся какие-то нестыковки. Если у вас есть базовая информация после телефонного интервью – проанализируйте ее. Все интересующие моменты нужно выписать. Вокруг них будут строиться ваши вопросы.

Рекомендуем также составить оценочный лист. Особенно, если вы – начинающий рекрутер. В нем должны содержаться качества и навыки, которые нужны для конкретной должности. Если вы новичок, то такая структура поможет облегчить процесс собеседования.

При составлении такого листа помните, что идеального кандидата не существует. У каждого будут недостатки. Первоочередная цель – сравнить кандидатов по одинаковым метрикам, и из них выбрать подходящих.

Как составить вопросы для интервью?

Если вы проанализировали резюме, подготовили оценочный лист, а в идеале имеете результаты телефонного интервью – это ваша база для составления вопросов.

Единого списка вопросов в работе рекрутера быть не может. Все сугубо индивидуально, исходя из той информации, которая у вас уже есть. Но общая база может выглядеть так:

• Важно понимать, что подтолкнуло специалиста к смене работы, и не возникло ли это из-за проблем в коллективе, некомпетентности и т.д. Не все готовы честно отвечать на подобные вопросы, поэтому «искусство разговорить» и между строк увидеть правду – очень может пригодиться начинающему рекрутеру.
• Какая мотивация у кандидата? Он действительно хочет добиваться результата или ему важен только сам факт трудоустройства и заработка? Знает ли соискатель, чего он хочет?
• Опыт, компетенции, качества. Здесь все очевидно – кандидат должен обладать знаниями, навыками и личностными характеристиками, релевантными для той или иной должности.
• Требования к условиям – уровень заработной платы, дополнительные «плюшки», условия работы (например, удаленная работа, если есть такая возможность) и т.д.

Исходя из этих основных 4-х пунктов строятся все последующие вопросы для собеседования. Количество вопросов может быть разным. Ориентировочно рекрутеру или HR хватит примерно 15-20, если предположить, что среднее время ответа составит 2 минуты.

Сценарий-скрипт для интервью

Если вы – начинающий рекрутер, и не имеете большого опыта в подборе персонала, рекомендуется разработать сценарий-скрипт. Структурированное интервью на первом этапе поможет вам не упустить ничего важного. Базовый скрипт может выглядеть примерно так:

1. Поздоровайтесь и представьтесь. Объясните цель.
   Здравствуйте. Меня зовут ___, я – рекрутер (или HR) компании ___, в ближайший час мы с вами пообщаемся по вакансии. Интервью будет состоять из таких этапов….
2. Задайте простой вопрос, чтобы разрядить обстановку.
   Быстро ли вы нашли наш офис? Не возникло ли проблем, пока вы добирались? 
3. Выявите потребность.
   Почему вы решили сменить работу? Почему вы выбрали именно нашу компанию?
4. Задайте пару вопросов о компании.
   Что вам известно о нашей компании? Пользуетесь ли вы какими-либо ее продуктами? 
5. Задайте профессиональные вопросы.
   Каков ваш опыт работы? Каких успехов вы добились на прошлой работе? Какие навыки и умения вы считаете самыми важными для выполнения ваших задач?
6. Опционально, смоделируйте какую-либо ситуацию.
   Вы общаетесь с очень злым клиентом, который остался сильно недоволен качеством работы. Как вы поступите?
7. Выясните мотивацию соискателя.
   Перечислите 5 пунктов, которые вы считаете самыми важными на новой должности?
8. Презентуйте работу в компании.
   Мы работаем с 10:00 до 18:00, основная работа ведется в офисе, но три раза в месяц сотрудники могут работать удаленно.
9. Обсуждение условий
   Какие ваши финансовые ожидания? Что вам нужно для работы и когда вы готовы приступить?
10. Слово соискателю
    Возможно, у вас есть какие-то вопросы о компании или должности?
11. Прощание
    Спасибо за то, что уделили время для интервью. Вы можете связаться со мной в любое время по телефону. Мы проанализируем результаты и сообщим о нашем решении в течение недели.

Это приблизительный скрипт интервью, на который вы можете ориентироваться. Доработайте его, в соответствии со спецификой вашей работы.
Если речь идет о массовом подборе персонала в том случае, когда телефонного собеседования недостаточно, то на индивидуальный разговор стоит тратить не более 10-15 минут, задавать только профессиональные вопросы и ориентироваться только на ключевые навыки. Интервью в массподборе – это, прежде всего, способ дополнить и проверить информацию, указанную в резюме. Поэтому собеседование нужно провести быстро и максимально конкретно.

Особенности проведения личного интервью

Личное интервью – это не допрос и не кастинг. Это дорога с двусторонним движением. Вопросы будете задавать не только вы, но и кандидат, и это важно учитывать при подготовке. Заранее подготовьте ответы на ключевые вопросы, которые может задать соискатель. Не стоит относиться к интервью так, будто соискателю это нужнее. Кандидат может найти работу в другой компании. Поэтому ко всем соискателям стоит относиться уважительно и деликатно. Есть несколько простых правил, которые помогут рекрутеру-новичку выбрать правильную тональность беседы. Рассмотрим их кратко.

Будьте осторожны с дотошностью

Повторимся, интервью – это не допрос, и если вы будете слишком дотошны по каждому вопросу и по каждой мелочи, соискатель может не понять этого. Однако не стоит путать дотошность со здоровым интересом. Вы действительно должны уточнять у кандидата все спорные моменты, но, если вам все понятно, не нужно зацикливаться на одном вопросе.

Начинайте с простого

Лучше всегда начинать с простых вопросов. Зачастую кандидатам сложно с самого начала собраться и быстро включиться. Лучше задавать самые простые вопросы, чтобы соискатель мог нащупать ритм, немного расслабиться и подготовиться к более сложному, настроиться на конструктив.

Будьте аккуратны с вопросами личного характера

Особенно это касается стресс-интервью. Некоторые вопросы могут оказаться оскорбительными, и в таком случае соискатель предпочтет прекратить собеседование. Однако и к обычному интервью это тоже относится.

Будьте четкими и лаконичными. Дайте соискателю говорить

Если вы будете слишком много говорить, не давая кандидату сказать ни слова, это покажется по меньшей мере странным. В ходе собеседования придерживайтесь правила 80:20. В данном случае 80% времени должен говорить соискатель, и 20% – рекрутер. В разговоре используйте простые и короткие фразы.

Будьте доброжелательны

Доброжелательность располагает соискателя к беседе, помогает ему освоиться и проявить себя. Кроме того, помните, что рекрутер – лицо компании. Доброжелательное отношение к кандидатам в процессе подбора персонала – это еще и сигнал для соискателя сделать в выбор именно в пользу вашей компании.

Будьте честными

Отвечайте на вопросы честно. Если окажется, что вы обманули соискателя, он вряд ли захочет работать в вашей компании, и это будет пятно на репутации как организации, так и на вашей репутации лично.

Каких ошибок важно избегать?

Все новички допускают ошибки. Зачастую – по мелким, но досадным поводам. Поэтому…

• не опаздывайте без предупреждения. Опоздание – признак дурного тона и большой минус в глазах соискателя. Даже если вас задерживают, например, на совещании – свяжитесь с кандидатом и сообщите, что задержитесь.
• не отвлекайтесь. Во время интервью есть только вы и кандидат. Нельзя отвлекаться на почту, на телефон, на другие дела и т.д. Во-первых, это невежливо, а во-вторых, вы можете упустить ценную информацию.
• не забывайте записывать. Нужную информацию важно фиксировать, кратко, тезисно. Это нужно для анализа и сравнения кандидатов.
• не стесняйтесь уточнять. Если есть какой-то момент, который вас особенно заинтересовал – попросите кандидата рассказать о нем подробнее. Задайте уточняющие вопросы, даже если они кажутся вам чересчур простыми.

Как понять, что кандидат – «не ваш»?

Личное собеседование имеет важнейшее преимущество над другими методами подбора персонала – здесь вы находитесь с соискателем лицом к лицу, что позволяет оценить его по нужным критериям. Существует несколько способов понять, что кандидат либо не подходит, либо его кандидатура неоднозначна. Разумеется, качественный скрининг с первых минут приходит с опытом. Но даже новичок способен проанализировать «совокупность» первичных маркеров, таких как внешний вид, манера общения, язык тела и т.д.

В ходе собеседования также важно оценить профессиональные качества. Именно они покажут, соответствует ли соискатель должности. Также важно уточнить и информацию из резюме. С высокой вероятностью кандидат сомнителен, если:

• Не может уточнить деталей из резюме, не дает конкретику. Ошибается в фактах, которые указал, говорит неправду.
• Не может ответить на вопросы о мотивации либо дает очень абстрактные ответы.
• Не справляется с тестовым заданием или с моделируемой ситуацией.

Со временем эти вещи на личных собеседованиях будут считываться интуитивно. Если вы только начинаете свой путь в рекрутинге, разработайте свой чек-лист и оценивайте кандидата по нему. И помните – идеальных кандидатов не существует.

Чем поможет система ATS при подборе персонала?

Проведение собеседований – это достаточно объемная работа, которая требует от рекрутера выполнения большого количества задач. Многие из них рутинные, но при этом отнимают много времени. Чтобы оптимизировать свою работу и сделать ее более эффективной, рекомендуется использовать систему управления персоналом. Такой сервис решит за вас целый ряд задач, и повысит продуктивность вашего труда. Например, с ATS CleverStaff можно получить ряд преимуществ, среди которых:

• Формирование баз вакансий под разные должности;
• Сравнение резюме нескольких кандидатов;
• Составление плана, получение оповещений;
• Систематизация информации, удобное формирование отчетов.

CleverStaff избавит вас от целого ряда рутинных задач и поможет выбрать наиболее подходящих кандидатов.

Выводы

Собеседование – это задача, которая требует серьезной подготовки. Рекрутер должен получить максимум информации о потенциальном кандидате. Во многом именно мелочи позволяют принять то или иное решение. Поэтому к любому интервью важно правильно подготовиться. Чем более тщательно вы подготовитесь, тем больше шансов, что вы сможете выбрать именно ту кандидатуру, которая идеально подойдёт для конкретной вакансии.

Если вы – начинающий рекрутер, старайтесь структурировать интервью, используйте чек-листы, составляйте список вопросов и задач для соискателя заранее. И независимо от вашего опыта, стремитесь к автоматизации – современные ATS сделают вашу работу гораздо эффективнее.

FAQ

1. Специалист кажется компетентным, но не может сформулировать цели. Стоит ли отдавать ему предпочтение?

Отдайте ему предпочтение, если он действительно профессионал, и у вас нет кандидатур лучше. Однако будьте готовы, что вакансия вскоре может открыться снова. Обычно такие люди быстро увольняются.

2.  Сколько тестовых заданий давать на собеседовании?

Как правило, достаточно одного. Кроме того, тестовое должно быть небольшим и занимать не более 15-20 минут. Если предполагается более объемное тестовое, стоит договориться с кандидатом о том, что он выполнит его дома и пришлёт результат.

3. Интервью оставило неоднозначное впечатление. Есть желание выбрать этого кандидата, но что-то смущает. Что делать?

Повторно проанализируйте резюме и свои записи. Вероятно, вы найдете причину ваших сомнений. В крайнем случае, можно пригласить кандидата на второе интервью и уточнить все сомнительные моменты.