Формула эффективного рекрутинга: больше автоматизации – больше кандидатов – больше закрытых вакансий. Опыт Galaktica

О клиенте

Компания Galaktica успешно работает над собственным продуктом по созданию инновационных проектов в сфере социальных коммуникаций. Она начала свой путь в 2019 году, и за это время команда выросла с нуля до более чем 100 специалистов из разных отраслей.

Ныне Galaktica продолжает масштабироваться, имеет реализованный прибыльный продукт и сотрудничает с клиентами наиболее платежеспособных, мощных рынков США, Канады, Великобритании, Австралии, странами Азии и т.п. Главной целью компании является создание мощного международного ІТ-холдинга – и в этом направлении уже ведется результативная работа.

Сегодня Galaktica вдохновляет и объединяет лучших специалистов в сфере веб-разработки и дизайна, маркетинга и аналитики. В то же время HR-департамент делает все возможное, чтобы в команду приходили именно те люди, которые точно будут ее безусловной ценностью и перспективным достоянием. О том,как это происходит в Galaktica, рассказали HR-менеджер Наталия Коваленко и рекрутер Валерия Руденко.

Как сегодня работает Galaktica: особенности найма

Наталия Коваленко, HR

Со слов Наталии, Galaktica давно выбрала гибридный и довольно компромиссный формат работы: все специалисты работают удаленно, но всегда по желанию можно прийти в офисы или коворкинги в Киеве и Львове. Также в этм году команда открыла свой новый офис и на Кипре.

Компания ныне быстро растет и масштабируется, несмотря на войну и определенный кризис на рынке труда. Ежемесячно в Galaktica открыто 10+ вакансий, на которые всегда есть спрос и сотни отзывов.

В структуре HR-отдела сегодня работает 5 рекрутеров, 2 HR-менеджера, 1 сорсер. Также недавно к команде присоединился и менеджер по обучению (L&D).

Каждый рекрутер ведет свой пул вакансий, но некоторые из них могут пересекаться и прорабатываться коллегиально. Спектр текущих вакансий досаточно широкий и любого уровня сложности  – от модератора до СOO.

В зависимости от типа позиции выбирается и площадка  для поиска. Но чаще всего это LinkedIn, DOU, Djinni, а также Robota.ua и Work.ua.

Под конкретную вакансию рекрутеры Galaktica могут привлекать профессиональные каналы в Тelegram, а также всегда активно работают с  рекламой вакансий в Instagram. По их опыту, Instagram может быть достаточно результативным каналом поиска, если настроить правильную и взвешенную коммуникацию.

В Galaktica активно работают с реферальной программой – и внешней, и внутренней. HR и рекрутеры собирают рекомендации, всегда берут во внимание и тех кандидатов, с которыми имели повод общаться раньше.

Самая сложная вакансия в последние месяцы – это главный операционный директор (СОО). Самая простая – это модератор или саппорт, которые вполне реально закрыть за неделю-полторы.  С разработчиками, как правило, все намного сложнее. Также на постоянной основе закрываются маркетинговые направления – РРС и Media Buyer.

Чтобы попасть, собственно, в теплую команду Galaktica, кандидат должен пройти 3, иногда 4 этапа собеседований – с рекрутером, своим будущим руководителем, СЕО компании (при этом тестовое задание бывает редко).

Почему перешли на CleverStaff?

Сотрудничество Galaktica и CleverStaff началось в марте 2023 года. До CleverStaff рекрутеры компании имели опыт работы с автоматизированным софтом, но он закрывал только базовые потребности, был недостаточно удобным, не имел современных фичей, не способствовал системности. «Кандидаты заводились в базу, мы их обрабатывали, переносили по воронкам, но отслеживать их, эффективно коммуницировать, видеть аналитику – такого не было», – рассказывет Наталия.

Валерия Руденко, рекрутер

Когда в команду пришло еще несколько рекрутеров, возникла уже не потребность, а необходимость в более мощном и мультифункциональном софте. Ведь компания растет быстрыми темпами, надо качественно вести свою базу, добавлять кандидатов, которых становится все больше, всю информацию следует систематизировать, вести аналитику и т.п. Простыми словами, заработала формула «Больше вакансий – больше рекрутеров – больше автоматизации».

Со слов Валерии, на одну из вакансий Galaktica на DOU может быть свыше 200 отзывов. Количество профилей на том же LinkedIn, которые она просматривает с целью найти «того самого кандидата», вообще трудно сосчитать. Также Валерия проводит приблизительно 45 эйчар-интервью в месяц. Конечно, все зависит от позиции, но такой массив входящей информации не преодолеть блокнотом, Excel или какой-нибудь самодельной ATS – нужна радикальная, бескомпромиссная автоматизация ☺

6     инструментов, которые импонируют в новом софте

1. Саппорт и подход к клиенту. На каждый запрос или вопрос по работе системы рекрутеры получают оперативный и максимально полный ответ – высылается презентация, скрины, рекомендации-объяснения.
2. User friendly интерфейс. Работать с админкой интуитивно просто даже тем рекрутерам, у которых нет опыта работы с автоматизированным софтом. Все понятно, что и как делать. Радует доступная аналитика и удобное построение отчетов, с возможностью выбрать нужные критерии.
3. Алгоритм метча профилей. Речь идет о выявлении «дубликатов» кандидатов во время работы. Был опыт, когда другой софт их не идентифицировал, и это неудобно. Вместо этого CleverStaff анализирует, сравнивает, распознает копии. То есть закрывается вопрос уникальности профилей, и это хорошо.
4. Легкое сохранение профилей с разных ресурсов. Удобно, когда во время сорсинга по LinkedІn, работы с DOU и Djinni есть воможность через виджет сохранить профиль без лишних дополнительных действий. Это классная штука, единственное – есть небольшой вопрос к скорости этого виджета. Было бы круто, если бы его со временем ускорили.
5. Интеграции с джоб-бордами, такими как Work.ua, Robota.ua и другие. Очень удобно, когда все подтягивается одним действием, «в один клик». Классный автоматизированный подход.
6. Геймификация. Призы, награды и рейтинг – это реально прикольная штука для начинающих рекрутеров, ну и если хочется посоревноваться с коллегами ☺.

Отдельный вопрос – аналитика и отчетность

По мнению Валерии, когда компания масштабируется, рекрутер должен прицельно следить за аналитикой найма. Это касается как отдельных вопросов по вакансии (например, сколько за неделю было собеседований, созвонов), так и общей аналитики. Давайте честно – если вакансия существует уже 3 месяца, ни один рекрутер не запомнит ее операционных нюансов и истории – созвонов, интервью и т.п, и в то де время ты можешь легко посмотреть и проанализировать свой объем работы по этой позиции в системе.

Кстати, чтобы история кандидата была максимально полной и понятной коллегам, которые работают с этой же вакансией, рекрутеры всегда оставляют свои комментарии  – это в статусе must have.

Еще важно, что именно аналитика дает рекрутеру возможность вовремя увидеть, когда «что-то пошло не так», и предпринять необходимые меры. Найти решение, чтобы скорректировать свои действия в дальнейшем. Ты четко видишь, что именно выбивается из нормального течения событий в найме – и влияешь на это. Если имеешь такую информацию – считай, что имеешь план действий.

С точки зрения HRD: Мария более глобально отслеживает динамику по закрытию вакансий по своим метрикам, обращает внимание на то, сколько кандидатов приняли/отказались от оффера за конкретный период, анализирует достижения и успешность каждого рекрутера отдельно и т.п. Эти цифры важны для того, чтобы на совещаниях предметно поговорить о достижениях или проблемах в процесе найма, особенно с целью влияния на вакансии, которые идут туго.

Найм сегодня и завтра

Со своей стороны позволим себе предположить, что решение Galaktica автоматизироваться отдельно докажет свою правильность в 2024 году. Почему? А здесь интересный факт.

По прогнозу Валерии, в новом году будут активно развиваться аутсорсинговые компании – движущая сила украинского ІТ. Потому что, работая в сверхсложных условиях войны и блекаутов в Украине, они адаптировались и доказали своим иностранным заказчикам, что могут все и даже больше, сохраняя текущие и получая новые прибыльные проекты. Им необходимо будет больше новых сил, новых людей. Количество новых рабочих мест будет потихоньку расти, а значит, рекрутер будет получать больше нагрузки, придется охотиться на таланты в прямом смысле.

И вот здесь может включиться другая формула – «Больше автоматизации – больше кандидатов – больше закрытых вакансий». Потому что свою энергию и умения рекрутеры не будут тратить на рутину, которая легко делегируется софту, а направят именно на смарт-задачи. Например, чтобы опередить коллег по отрасли, найти лучших и дать своей компании прорывной результат, который оценит команда.