Перший місяць в рекрутингу: поради і лайфхаки

Нова робота чи нова сфера – майже завжди стрес. І, мабуть, перший місяць роботи рекрутером – найбільш концентрований період для його «входження в роль». Тому ми зібрали кілька лайфхаків від досвідчених рекрутерів, які користуються CleverStaff.

Що запитати у керівництва в перший тиждень

Звичайно, у кожної компанії своя історія з періодом знайомства і адаптації. Але навіть в невеликому відділі рекрутингу новачку не дадуть довго сидіти і спостерігати – одразу дадуть якісь завдання по вакансіям. Що важливо на цьому етапі для того, щоб швидше влитись у процес і не почуватися ніяково?
Отже:

• в перший тиждень важливо вивчити структуру компанії і ознайомитись з профілями посад, на які вже існують вакансії;
• поговорити з керівниками, зрозуміти для себе, який портрет кандидата, крім вимог, які описані в заявці на підбір, очікує замовник, які результати в роботі хоче отримати від нього. У підсумку у вас на руках повинна бути повністю сформована вакансія, яка складається не тільки з обов’язків, вимог і соцпакету, але також має містити інформацію про локації, команду, завдання, які співробітнику необхідно вирішувати в перші місяці роботи;
• визначити терміни закриття вакансії, формат співбесіди і кількість етапів, як це прийнято в компанії зараз.

На перших порах не варто соромитись ставити ментору будь-які, навіть безглузді, на вашу думку, питання. Тому що чим швидше ви зануритесь у процеси – тим легше буде і вам, і вашому керівнику в подальшому. Пропрацювавши якийсь час в компанії, ви самі будете бачити, як можна удосконалити ці процеси – коли буде така потреба.

Де і як шукати?

Тут дуже важливо продумати, де може знаходитись цільова аудиторія кандидатів. Для деяких спеціальностей (масових або розповсюджених) краще підійдуть work.ua, rabota.ua, olx.ua, або пошук за рекомендацією. Також працює розміщення вакансій у Facebook, профільних групах Viber/Telegram.

Для керівних позицій часто ефективніший прямий пошук або hunting, оскільки ця категорія кандидатів часто-густо працевлаштована і в активному пошуку не має потреби, також вітається LinkedIn.

Стосовно IТ-сфери – це LinkedIn, Djinni, Dou. Плюс є велика кількість телеграм-каналів з різних спеціальностей, також компанії роблять email-розсилки по своїх внутрішніх базах.

Перший дзвінок: як підготуватись

Готуючись до телефонного дзвінка кандидату, заготуйте для себе перелік питань. Можна спільно з керівником визначити, що для нього важливо знати про кандидата за підсумками скринінгу.
Важливо розповісти кандидату про компанію, її місцезнаходження, специфіку діяльності, короткий функціонал посади, поставити кандидату уточнюючі запитання і запросити на зустріч – у випадку позитивного враження.

Якщо кандидат поводить себе неналежно або ви розумієте, що не готові запросити його на співбесіду – коректно дайте йому зворотній зв’язок. Тому що навіть ті кандидати, з якими ви спілкувались лише телефоном, також формують зовнішній бренд роботодавця – через ваше спілкування. Будьте витримані, позитивні і чемні.

Якщо ви «зацікавили» людину, можна уточнити важливі моменти з досвіду (по ключовим вимогам до вакансії). Але телефонне інтерв’ю не повинно бути довготривалим. Якщо в кінці розмови ви розумієте, що за первинними вимогами кандидат підходить – відразу призначайте вже більш розширене інтерв’ю.

Перша співбесіда

Стосовно формату співбесіди – домовтесь з керівником, який формат йому більш прийнятний. Наприклад, ви розпочинаєте бесіду і ставите питання по softskills, мотивації, уточнюючі запитання по резюме, або ж керівник cам проводить бесіду, а ви підключаєтесь вже в кінці; або ж – працюєте у змішаних форматах.
Не варто затягувати співбесіду, краще дотримуватись структури. План її співбесід приблизно такий:

• Одразу сказати кандидату, який план розмови і скільки на це піде часу;
• Розповісти про компанію/продукт/проєкт;
• Розповісти, яку людину шукаємо;
• Поставити ряд питань, важливих для позиції;
• Відповісти на питання кандидата.

На зустрічі уважно слухайте кандидата, робіть нотатки, короткі висновки, фіксуйте сильні сторони і зони резерву. По завершенні зустрічі обов’язково подякуйте кандидату і повідомте, протягом якого періоду надасте йому зворотній зв’язок за підсумками зустрічі. Обов’язково дотримуйтесь термінів.
Після співбесіди обговоріть кандидата з керівником, спитайте, наскільки кандидат підходить вакантній посаді, висловіть свої спостереження. І – прийміть рішення про подальші дії.

Фінальний кандидат

Фінальному кандидату відправляється job offer, в якому прописуються умови праці і решта гарантій, які надає роботодавець після працевлаштування. Якщо кандидат його приймає – запускається процес оформлення, і часто на цьому етапі підключаються спеціалісти відділу кадрів. Ваше завдання – надати кандидату перелік документів для оформлення, призначити дату, узгодивши з безпосереднім керівником і спеціалістом відділу кадрів.

Якщо рекрутер з рекрутингової агенції, то, коли здійснюють офер фінальному кандидату – необхідно з’єднати фіналіста з відповідальною особою з компанії, хто буде його далі «процесити», щоб людина не була “загубленою” – передати його для адаптації.

Якщо ж рекрутер працює в компанії, і сам буде адаптувати новачка, то можна за день до виходу новенького на роботу зробити розсилку про те, що стартує нова людина на “таку-то позицію”, буде працювати в “такій-то команді”, дати трохи інформації про людину. А в день виходу – показати офіс, якщо ремоут – то підключити до спільного «дзвінка» і представити новачка, познайомити з командою, ментором чи керівником + розповісти, що на нього очікує в перший робочий день/тиждень.

Якщо це входить у ваш функціонал, тоді необхідно проконтролювати створення адаптаційного плану для входження на посаду новачка, зустріти в перший робочий день вже новоприйнятого співробітника і передати його наставнику, який буде курувати освоєння новачка в команді і займатися його професійною адаптацією.

В деяких компаніях проведення Welcome-тренінгу також лежить на плечах рекрутера. Тоді слід визначитись з датою заходу, повідомити нового співробітника і через презентацію познайомити його з компанією. Також в компаніях існують Welcome box – брендовані набори для новачка (еко-сумка, блокнот, ручка, чашка, футболка і т.д.)

Мистецтво small talk, наполегливість і – спокій

Звичайно ж, в перший місяць роботи рекрутеру важливо прокачувати такі soft skills як наполегливість, вміння працювати в режимі мультизадачності і розставляти пріоритети, здатність до пошуку інформації, бажання розвиватись. Але не менш цінні комунікабельність і особиста енергія, яку завжди відчуває претендент-співрозмовник при першій зустрічі.
Те, як ви розпочнете вашу першу розмову, зустрічаючи кандидата на рецепції, створить настрій всій співбесіді. Так-так, мова про small talk – велике мистецтво маленької бесіди, яке так цінується в англомовних країнах в бізнес-середовищі, при зустрічі з малознайомими людьми. Вчіться легко і невимушено заводити розмову (що не завжди просто), і не обов’язково «про погоду» – це допоможе кандидату розслабитись і «подобрішати».

Коли рекрутер тільки-но починає свою діяльність, наприклад, в ІТ, для нього очікувано дуже багато незрозумілого. І для того, щоб не кинути все на першому ж етапі, треба докласти зусиль. Не засмучуватися через те, що відразу не розумієш, чому JavaScript буває і фронт, і бек. Потрібно не опускати рук, не лінитись, а гуглити, запитувати, збирати інформацію.

А ще на перших порах треба вчитись зберігати спокій в роботі за будь-яких обставин. Новачкам це нелегко, але з часом з’явиться «імунітет» (якщо знову ж таки – докладати зусиль). Вчіться спокою – по відношенню і до клієнтів, і до кандидатів. Адже всі люди різні і до кожного треба свій підхід.