Первые недели рекрутера-новичка: что смотреть, куда бежать?
Новая работа или новая сфера – почти всегда определенный стресс для любого человека. И, пожалуй, первый месяц работы рекрутером – наиболее концентрированный период для его «вхождения в роль». Как же рекрутеру-новичку прожить этот месяц с максимальной пользой? Предлагаем практические рекомендации – от опытных коллег Юлии Жуковой (HR BP, «Юрия-Фарм») и Алины Шевченко (Lead IT Recruiter, INDIGO).
Что спросить у руководства в первую неделю
Разумеется, у каждой компании своя история с периодом знакомства и адаптации. Но даже в небольшом отделе рекрутинга новичку не дадут долго сидеть и наблюдать. Под танки, конечно, не бросят, но определенные задачи по вакансиям дадут. Что важно на этом этапе для того, чтобы побыстрее влиться в процесс и не чувствовать себя неловко?
Итак:
- в первую неделю важно изучить структуру компании и ознакомиться с профилями должностей, по которым уже существуют вакансии;
- побеседовать с руководителями, понять для себя, какой портрет кандидата, кроме требований, описанных в заявке на подбор, ожидает заказчик, какие результаты в работе хочет получить от него. В итоге у вас на руках должна быть полностью сформированная вакансия, состоящая не только из обязанностей, требований и соцпакета, но также содержащая информацию о локации, команде, задачах, которые сотруднику необходимо решать в первые месяцы работы;
- определить сроки закрытия вакансии, формат собеседования и количество этапов, как это принято в компании сейчас.
«В первое время (точно недели 2) не стоит стесняться задавать ментору любые, даже самые глупые, по вашему мнению, вопросы, – акцентирует Алина Шевченко. – Потому что чем быстрее вы вникните в процессы – тем легче будет и вам, и вашему руководителю в дальнейшем».
«Проработав определенное время в компании, вы сами будете видеть, как можно усовершенствовать данные процессы – если будет такая потребность», – говорит Юлия Жукова.
Где и как искать на первых порах?
По словам Юлии, здесь очень важно продумать, где может находиться целевая аудитория кандидатов. К примеру: кандидатов на рабочие специальности имеет смысл искать на таких job-сайтах как work.ua, rabota.ua, olx.ua, а также не упускать расклейку объявлений (в разрешаемых местах), поиск по рекомендации (пообщаться с коллегами аналогичных должностей).
Для специалистов распространенных должностей можно использовать те же job-сайты + размещение вакансий в Facebook, профильных группах Viber. А для руководящих позиций уже нужно использовать прямой поиск или hunting, поскольку эта категория кандидатов зачастую трудоустроена и в активном поиске не особо нуждается, также приветствуется LinkedIn.
«Касаемо IТ-сферы, то самые действенные источники – это LinkedIn, Djinni, Dou. Для джунов или маркетинг-специальностей ещё работают job-порталы. Плюс есть огромное количество телеграм-каналов по разным специальностям, также компании делают email-рассылки по своим внутренним базам (которые как раз хранятся в CleverStaff)», – говорит Алина.
Первый звонок: как подготовиться
Готовясь к телефонному звонку кандидату, на первое время заготовьте для себя перечень вопросов, которые следует задавать на этом этапе. Можно совместно с руководителем определить, что для него важно знать о кандидате по итогам скрининга.
Важно рассказать о компании, ее месторасположении, специфике деятельности, кратком функционале должности, задать кандидату уточняющие вопросы и пригласить на встречу – в случае положительно впечатления.
Если кандидат ведет себя неподобающе или вы понимаете, что не готовы пригласить его на собеседование – корректно дайте ему обратную связь. Потому как даже те кандидаты, с которыми вы общались лишь по телефону, также формируют внешний бренд работодателя – через ваше общение. Поэтому будьте сдержаны, позитивны и вежливы.
«Человек должен себе представить и понять, куда он вообще проходит интервью, кто ему звонит. После того, как вы его «заинтересовали», можно уточнить важные моменты по опыту (ключевые требования в вакансии). Так как это телефонное интервью – оно не должно быть длительным. Если в конце интервью вы понимаете, что по первичным требованиям кандидат подходит – сразу назначайте уже более расширенное личное/скайп/гугл мит/зум-интервью. По поводу интонации – желательно, чтоб голос был «дружеский», а не «спросительный и требовательный», потому что вам нужно расположить человека к себе. Так интервью пройдет без напряжения и кандидат легче «раскроется», – делится опытом Алина.
Первое личное собеседование
Касательно формата собеседования – договоритесь с рук-лем, какой формат ему приемлем. Например, вы начинаете беседу, задавая вопросы по softskills, мотивации, уточняющие вопросы по резюме, или же руководитель ведет беседу, а вы подключаетесь уже в конце; либо же – смешанные форматы.
“Лично я не люблю затягивать собеседования, поэтому стараюсь придерживаться своей, уже выработанной структуры”, – говорит Алина. План ее собеседований примерно такой:
- сразу сказать кандидату, каков план собеседования и сколько времени это займет,
- рассказать о компании/продукте/проекте,
- рассказать, какого человека ищем,
- задать ряд вопросов, которые важны для позиции,
- ответить на вопросы кандидата.
На встрече внимательно слушайте кандидата, делайте для себя пометки, краткие выводы, фиксируйте сильные стороны и зоны резерва. По завершению встречи обязательно поблагодарите кандидата и сообщите в течении какого периода предоставите ему обратную связь по итогам встречи. Обязательно придерживайтесь сроков.
После собеседования обсудите кандидата с руководителем, спросите, насколько кандидат подходит вакантной должности, выскажите свои наблюдения. И – примите решение о дальнейших действиях.
Финальный кандидат
Финальному кандидату отправляется job offer, в котором прописываются условия работы и остальные гарантии работодателя. Если кандидат его принимает – запускается процесс оформления. Зачастую на этом этапе подключаются специалисты отдела кадров. Ваша задача – предоставить кандидату перечень документов для оформления, назначить дату, согласовав с непосредственным руководителем и специалистом отдела кадров.
“Если рекрутер из рекрутингового агентства, то, когда делают оффер финальному кандидату – необходимо соединить финалиста с ответственным лицом из компании, кто будет его дальше “процессить”, чтоб человек не был “потерянным” – “передать” его для адаптации. Если же рекрутер работает в компании и сам будет адаптировать новичка, то можно за день до выхода новенького на работу сделать рассылку о том, что стартует новый человек на “такую-то позицию”, будет работать в “такой-то команде”, дать небольшую информацию о нем. А в день выхода – показать офис, если ремоут – то подключить к общему созвону и представить новичка, познакомить с командой, ментором или руководителем + рассказать что его ждет в первый рабочий день/неделю”, – делится опытом Алина.
“Если это входит в ваш функционал, тогда необходимо проконтролировать создание адаптационного плана для вхождения в должность новичка, встретить его в первый рабочий день и передать его наставнику, который будет заниматься его профессиональной адаптацией”, – добавляет Юлия.
В некоторых компаниях проведения Welcome-тренинга также лежит на плечах рекрутера. Тогда вам следует определиться с датой такого мероприятия, уведомить нового сотрудника и через презентацию познакомить его с компанией. Также в компаниях существуют Welcome kit – брендированные наборы для новичка (эко-сумка, блокнот, ручка, чашка, футболка и т.д.)
Искусство small talk, настойчивость и – «спокойствие, только спокойствие»!
«Конечно же, в первый месяц работы рекрутеру важно прокачивать такие soft skills как настойчивость, умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты, способность к поиску информации, желание развиваться, – говорит Юлия Жукова из «Юрия-Фарм». – Но не менее ценны коммуникабельность и личная энергия, которую всегда чувствует соискатель-собеседник при первой встрече».
То, как вы начнете ваш первый разговор, встречая кандидата на рецепции, задаст настрой всему собеседованию. Да-да, речь о small talk – большом искусстве маленькой беседы, которое так ценится в англоязычных странах в бизнес-среде, при встрече с малознакомыми людьми. Учитесь легко и непринужденно заводить разговор (что не всегда просто), и необязательно «о погоде» – это поможет кандидату расслабиться и «подобреть».
Алина Шевченко из INDIGO также акцентирует внимание на настойчивости – по отношению к себе, если уж выбрали IT-рекрутинг. “Когда рекрутер только начинает свою деятельность в ІТ, для него ожидаемо очень много непонятного. И для того, чтобы в отчаянии не бросить все на первом же этапе, нужно приложить усилие – не сдаваться! Например, из-за того, что сразу не понимаешь, почему JavaScript бывает и фронт, и бэк. Нужно не опускать руки, не лениться, а гуглить, спрашивать, собирать информацию. По-другому никак.
А еще в первое время нужно учиться сохранять спокойствие в рабочем процессе, в любых обстоятельствах. Новичкам это нелегко, но со временем появится «иммунитет» (если опять же – прилагать усилия). Учитесь спокойствию – по отношению и к клиентам, и к кандидатам. Нужно привыкнуть, что все люди разные и к каждому нужен свой подход. Опять же – по-другому никак!”
Вдумчивое и дозированное чтение
Разумеется, в первый месяц новой работы часто не до чтения. Но рекрутинг – это как раз та сфера, где «буквы» определяют кругозор и мироощущение рекрутера. Не нужно хвататься за все и всех, начните с одной-двух книг и регулярного просмотра специализированных порталов.
И Юлия, и Алина единогласно рекомендуют все книги гуру HR Светланы Ивановой. В частности, непременно подлежит освоению бестселлер «Искусство подбора персонала». Конечно же, сегодня существует множество пособий по проверке разных компетенций, но именно эта книга, а также сама подача и базовые азы от Светланы Ивановой очень полезны для старта работы. Это «классика», которая выручает на первых этапах. Книга в Украине доступна в «живом» и электронном виде на книжных сайтах (например, yakaboo.ua).
Полезные статьи по теме всегда можно найти на таких порталах как indigo.co.ua (блог, школа ІТ-рекрутинга), dou.ua, ain.ua. Не пытайтесь охватить и прочитать все – выберите пару источников и следите за их экспертизой.
Выводы
В основном функционал рекрутера включает в себя поиск и подбор персонала. Но этот процесс не может быть успешным и качественным без теоретического и практического бэкграунда, знаний психологии, менеджмента, риторики и т.д. Чтобы не захлебнуться в потоке новой информации, рекрутеру-новичку важно отметить для себя «маячки-ориентиры», и двигаться от одного к другому – сохраняя спокойствие и проявляя настойчивость.