Что такое пребординг и почему он очень важен для найма?
Когда кандидат принимает предложение от работодателя, это означает начало новых отношений, а не только финал рекрутинг-задачи. Однако многие компании настолько сосредоточены на поиске талантов, что забывают о происходящем в критический период между принятием предложения и первым днем на работе.
Именно в этой ситуации помогает предварительная адаптация сотрудников – пребординг. Это больше, чем приветственное электронное письмо, wellcome-box или контрольный список документов, которому кандидату нужно собрать еще до старта работы. Это стратегический процесс, задающий тон положительному опыту сотрудников и уменьшающий досрочную текучесть кадров.
Итак, давайте рассмотрим, что вам нужно знать о пребординге: что это, почему он так важен и как его успешно внедрить.
Что такое предварительная адаптация работников
Пребординг – это процесс, который касается деятельности и коммуникаций, которые начинаются после того, как кандидат принимает предложение работы, но – до первого официального рабочего дня.
В отличие от адаптации нового сотрудника, которая стартует с первого рабочего дня и длится в первые несколько месяцев, пребординг происходит в промежуточный период, чтобы подготовить работника как логистически, так и эмоционально.
Эта практика дает много возможностей для компаний, а именно:
- Начать строить прочные отношения с новым сотрудником,
- Поделиться важной исчерпывающей информацией о компании,
- Уменьшить тревожность, снять стресс-факторы и ответить на все вопросы,
- Начать необходимые административные задачи,
- Убедиться, что работник готов взяться за дело и качественно взаимодействовать с командой.
Предварительный инструктаж может помочь новым сотрудникам быстрее адаптироваться, предоставляя им доступ к бизнес-ресурсам, включая интранет, справочник сотрудника и информацию о льготах. Им будет проще и удобнее присоединиться к вашей команде и сразу же приступить к работе.
Пребординг и онбординг: в чем ключевое отличие?
Функция | Пребординг | Онбординг |
Время | Между принятием предложения работы и первым рабочим днем | С первого дня до конца испытательного срока (часто от 30 до 90 дней) |
Фокус | Эмоциональная связь, логистика, оформление документов, первое впечатление, более тесное знакомство | Четкость роли, обучение, ожиданич от работы, культурное погружение, взаимодействие с командой в рабочем режиме |
Результат | Подготовка и поощрение новых сотрудников | Интеграция сотрудников в организацию, мотивация, обучающие мероприятия |
Пребординг и онбординг – это взаимосвязанный процесс. Но именно пребординг создает основу, а онбординг – выстраивает успешное начало работы. Представьте себе это как «разминку» перед официальным началом гонки. Это гарантирует, что ваш новый сотрудник прибудет в первый день проинформированным, мотивированным, а не перегруженным или безразличным.
Почему же значение пребординга возрастает?
Сегодняшние соискатели более мобильны и информированы, чем когда-либо. У кандидатов высокие ожидания относительно того, как к ним будут относиться, даже до того, как они начнут работать. Согласно отраслевым данным:
- До 20% новых работников перестают быть в контакте с работодателями еще до первого дня работы,
- Почти 30% новых сотрудников увольняются в течение первых 90 дней,
- Кандидаты часто оценивают культуру компании с момента принятия предложения.
Поэтому пребординг – это не просто перспективная опция, а довольно качественное конкурентное преимущество. Поскольку удаленные и гибридные модели работы становятся нормой, компании должны проактивно преодолевать эмоциональный и логистический разрыв между наймом и трудоустройством. Потому что новым сотрудникам требуется определенное время, чтобы наладить связь с новой компаний и командой. Пребординг может значительно сократить это время. Благодаря ему сотрудники узнают много нового о среде своей новой компании еще до первого рабочего дня. Более того, когда они приступают к работе, эта связь становится еще крепче, что помогает им хорошо работать с первого дня и недели.
Преимущества
Внедрение структурированного процесса пребординга окупается по многим причинам. Вот самые убедительные преимущества:
- Уменьшает тревожность первого рабочего дня. Начало новой работы – это стресс. Подготовительная посадка дает новым сотрудникам уверенность и ясность, необходимые для того чтобы они готовились без перенапряжения и стресса.
- Повышает раннюю вовлеченность. Вовлеченные сотрудники имеют больше шансов остаться. Предыдущий адаптационный период помогает укрепить лояльность еще до первого дня, внедряя культуру, ценности и показывая динамику команды.
- Повышает производительность с первого дня. Работник, оформивший документы, получивший оборудование и понявший свою роль, может быстрее погрузиться в работу.
- Уменьшает раннюю текучесть кадров. Когда новые сотрудники чувствуют себя игнорированными или оторванными от работы до начала работы, они могут пересмотреть свое решение. Предварительный подготовительный период снижает риск преждевременного увольнения или «отстранения».
- Укрепляет брендинг работодателя. Организация пребординга отражает профессиональную, организованную даже в деталях и ориентированную на людей компанию.
Риски и ошибки
Несвоевременная предварительная адаптация новых сотрудников может привести к плохим первым впечатлениям, задержкам с выполнением задач адаптации, увеличению показателей неявки, потере наилучших талантов из-за контр-предложений.
Подумайте об этом так: вы упорно трудились, чтобы привлечь этого человека. Тогда зачем рисковать и потерять его на последнем этапе? Чтобы этого не случилось, давайте также рассмотрим наиболее распространенные ошибки пребординга.
- Во-первых, это плохая коммуникация. Практика молчать после принятия оффера провоцирует стресс и сеет недоверие.
- Во-вторых, чрезмерная перегрузка информацией. Большие, емкие документы и длинные письма создают хаос, поэтому следует дозировать материалы.
- В-третьих, отсутствие персонализации. Одинаковый, унифицированный подход ко всем не создает чувство важности, обнуляет много стараний. Поэтому лучше адаптировать контент и коммуникацию под роль, уровень и локацию.
Что должно быть включено в процесс пребординга?
Успешный пребординг – это микс многих компонентов, на первый взгляд довольно простых:
- Приветственное письмо. Отправьте персонализированное электронное письмо или видео от менеджера по найму, хайринг-менеджера или генерального директора, в котором выражается искреннее восхищение новым сотрудником, присоединившимся к команде.
- Доступ к внутреннему порталу. Предоставьте доступ к корпоративным ресурсам, где сотрудники могут найти соответствующие документы, информацию о льготах, бонусах, обучающее видео и т.д.
- Документооборот и администрирование. Предложите работнику заранее заполнить все необходимые онлайн-формы (анкеты, соглашения о неразглашении, пройти разные опросы, тесты и т.п.).
- Обзор компании. Предоставьте интересную презентацию или видео о вашей миссии, ценностях, команде, руководстве.
- Четкость ролей и график. Уточните время старта, “повестку дня” на первое время, встречи и ожидания на первую неделю. Предложите план на 30–60–90 дней, где указаны четкие цели, обучающие модули и ключевые результаты для первых месяцев.
- Техника и оборудование. Организуйте своевременное обеспечение компьютерами, другими техническими средствами, картами доступа и логинами.
- Знакомство с командой. Поделитесь биографией команды, также запланируйте виртуальную встречу, чтобы человек себя комфортно чувствовал с первого дня, когда начнет работу. Объедините новых сотрудников с коллегами, чтобы помочь им ответить на неформальные вопросы и облегчить переход.
- Виртуальный пребординг на удаленных и гибридных рабочих местах. В настоящее время многие команды работают по удаленным или гибридным моделям. Это делает предварительную подготовку еще более важной – и несколько более сложной. Поэтому мы сформировали несколько советов по дистанционному пребордингу:
- Используйте видеосообщения для установления личной связи,
- Отправляйте технику и сувенирную продукцию заранее, чтобы избежать задержек и заминок в первый день,
- Запланируйте виртуальные встречи с членами команды,
- Предоставьте цифровой контрольный список с датами выполнения, чтобы минимизировать суету в первый месяц работы,
- Предоставьте доступ к внутренним инструментам (Slack, Notion, Teams и т.п.).
Все это нужно потому, что удаленный работник может чувствовать себя изолированным еще до первого дня работы. Предыдущий адаптационный период помогает установить связь и снизить эту изоляцию.
Стратегия лучших практик перед посадкой “на борт”
Хотите построить успешный процесс пребординга? Следуйте этим несложным рекомендациям:
- Начните действовать сразу после принятия кандидатом предложения. Не ждите у моря погоды. Чем больше промежуток времени между предложением работодателя и началом предметного взаимодействия, тем больше риск потери заинтересованности в новом процессе и на новом месте.
- Персонализируйте опыт. Адаптируйте коммуникацию и весь необходимый контент в зависимости от роли, местонахождения и особенностей команды сотрудника.
- Создайте четкую временную шкалу. Разбейте актуальный график пребординга на недельные расписания (например, неделя 1: поздравительное сообщение и старт общения, неделя 2: настройка оборудования, выдача доступов и т.д.)
- Используйте автоматизацию. Используйте программное обеспечение для управления персоналом для автоматизации повторяющихся задач, таких как сбор документов и упоминание о задачах. Это существенно облегчает задачу рекрутинга.
- Измеряйте вовлеченность. Отслеживайте результативности выполнения задач перед пребордингом, время ответа на запросы, общие отзывы команды, чтобы потом уже оптимизировать период онбординга.
- Привлеките менеджера или тим лида команды. Личный подход менеджера нового сотрудника в значительной степени способствует установлению связи и доверия – тогда посадка произойдет как нельзя лучше.
Итоги
В недавнем прошлом компании в основном полагались на онбординг для интеграции новых сотрудников, однако на современном конкурентном рынке этой практики может быть недостаточно. Пребординг стал важным элементом рекрутинга и адаптации, поскольку он может принести значительные выгоды как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.
Пребординг сотрудников – это в известной мере HR стратегия. Именно он помогает новым сотрудникам ощутить поддержку, уменьшает стресс, готовит инфраструктуру и укрепляет первое впечатление о компании.
В современной конкурентной среде талантов то, как вы встречаете новых сотрудников еще до первого дня работы, может напрямую повлиять на найм, вашу репутацию и результаты.
Если организация процесса построена правильно, то пребординг еще до начала работы уменьшает тревожность, формирует доверие и превращает новых сотрудников в сторонников и даже адвокатов бренда еще до того, как они войдут в систему. Поэтому не позволяйте этому довольно ценному промежутку времени между предложением и началом работы исчезнуть. Используйте его для связи, подготовки и вдохновения.
Начните с малого, будьте последовательными и всегда ставьте опыт сотрудников во главу угла – это имеет большое значение. Хорошо разработанный и стабильно применяемый пребординг может существенно улучшить адаптацию, вовлеченность и долгосрочную производительность новых сотрудников. Это простой, но очень эффективный инструмент для рекрутмента и HR.