Первый год с CleverStaff. Что изменилось в бизнес-процессах? Опыт “Цитруса”
О нашем клиенте
«Цитрус» – это хорошо заметный и узнаваемый ритейл на рынке Украины, который включает сеть из более чем 71 магазина и интернет-магазин ctrs.com.ua. Магазин является авторизованным реселлером эксклюзивных брендов Apple, Dyson и Realme. «Цитрус» работает в уникальном для Украины формате инновационных развлекательных центров в ярком современном дизайне площадью до 2000 м². Это открытый доступ к товарам, интерактивные зоны виртуальной реальности, электротранспорт и устройства для умного дома, дружелюбный и грамотный персонал. Место, где вам всегда рады.
Целевая аудитория “Цитруса” – активные, продвинутые пользователи девайсов и гаджетов, пользователи, которые любят современных помощников в бытовой технике: от наушников до ноутбуков, от квадрокоптера до электробайка, от гриля до робота-пылесоса, от стиральной машины до холодильника.
Онлайн магазин ctrs.com.ua – в числе лидеров интернет-торговли в Украине. Центральный офис находится в Одессе (доступна виртуальная экскурсия). Компания развивает собственную сеть авторизованных сервисных центров. Обученные мастера с соответствующими дипломами, оригинальные детали, гарантия – есть все, чтобы привести в порядок устройство, если что-то пошло не так.
Сегодня штат компании насчитывает свыше 1300 сотрудников.
Департамент персонала – это более 25 опытных профессионалов, которые обеспечивают полный цикл HR направления – рекрутинг, адаптацию, обучение и развитие работников, управление компенсациями и KPI, кадровое администрирование, поддержку и развитие корпоративной культуры и коммуникаций.
Сейчас департамент проводит большую работу с перенастройкой бизнес-процессов компании. «Наша цель – быть более гибкими и иметь возможность нанимать людей на некоторые должности удаленно и максимально эффективно настраивать их работу», – говорит Анастасия Москаленко, Head of Recruitment «Цитруса». Поэтому прежде всего нужна автоматизация рабочих процессов, и в частности – рекрутмента. За этим и обратились в СleverStaff».
Опыт миграции на CleverStaff
Миграция была реализована из системы EStaff около года назад, без проблем и очень быстро, за пару дней. Рекрутеры волновались за сохранение базы кандидатов (на тот период их было свыше 10 тысяч), но все было ок. Сразу интегрировались с корпоративной почтой, необходимыми job-ресурсами, LinkedIn.
Ну а дальше, со слов Анастасии, началась продолжительная адаптационная работа по взаимодействияю рекрутеров и HR с системой. Была разработана внутренняя инструкция с базовыми принципами ведения CleverStaff. Она и сейчас очень помогает сориентироваться новым сотрудникам, которые приходят в команду HR. «Эта работа продолжается – мы не останавливаемся, а постоянно совершенствуем наши процессы, изучая возможности СleverStaff», – делится опытом Анастасия.
Из первых впечатлений – команду сразу порадовал удобный и простой интерфейс, а также молниеносная реакция со стороны технической поддержки на запросы или просьбы. Это было очень приятно слышать, ведь преимущественное большинство рекрутеров уже имело опыт работы с разными платформами, могут сравнить и понимают, что именно им надо.
Много вакансий? Надо автоматизироваться
Рекрутмент «Цитруса» осуществляется по двум трекам:
- подбор в офис (узконаправленный рекрутинг, позиции с разным уровнем сложности и требований)
- массподбор в розничную сеть (магазины, сервис-центры, склады и т. д.).
Отдел рекрутинга «Цитруса» ежемесячно имеет нагрузку от 150 до 170, а то и 200 вакансий. На этот показатель влияет много факторов, в частности – сезонность. Горячая пора длится с августа по январь – это период активных продаж и высокого трафика (Back to school, Черная пятница, Новый год). Также на это время чаще всего приходится открытие новых магазинов. «В эти периоды персонала надо больше, поэтому мы активно расширяем наш штат, все показатели увеличиваются в два раза”, – говорит Анастасия.
Кроме того, компания уже вышла на довоенное количество открытых вакансий. Ныне нагрузка на одного рекрутера в среднем составляет 15-20 вакансий, если речь идет о массподборе, и 7 вакансий – если о специализированном поиске в офис. В любом случае – это очень много кандидатов. Поэтому, по мнению Анастасии, для компаний с таким большим объемом автоматизация – актуальная тема, если есть потребность в действительно системной работе.
«Простой пример: если у тебя 20 вакансий одновременно в работе, без системы ты уже вечером можешь в принципе не помнить, о чем говорил кандидату утром. И говорил ли с ним вообще!», – улыбается Анастасия.
Отчеты – это своевременная диагностика
После внедрения автоматизации одной из задач для рекрутинга было совершенствование аналитики и отчетности по работе отдела. Анастасии нравится, что в СleverStaff можно получить удобные отчеты по каждому рекрутеру и вакансии, и что есть достаточно гибкие возможности для настройки дополнительных метрик. В ближайших планах – совместно с разработчиками адаптировать именно под компанию отчетность по массподбору.
«Результативность всегда аргументируется конкретными цифрами. Я всегда говорю – девочки, говорите со мной цифрами. Это о зрелом подходе. В нашей сфере без цифр и фактов невозможно справедливо оценить эффективность того или иного рекрутера, понять объем работы, который был выполнен, чтобы закрыть вакансию. Например, я зашла и вижу, что человек провел 20 собеседований, вижу воронку, цифры. То есть сразу получаю картину по вакансии без дополнительных разговоров. Особенно это касается удаленных специалистов. Цифры говорят о том, что человек работал активно, и я его не буду лишний раз дергать. Таким образом, мы получаем два очевидных плюса – экономим время друг другу, потому что оно дорого стоит, и сохраняем объективность и непредвзятость в оценке эффективности. Никакие другие дополнительные трекеры не нужны».
Также благодаря стоп-листам мгновенно можно сформировать картину по вакансии вместе с воронкой, чтобы весь массив информации корректно передать в работу агентству. А еще – анализировать эффективность источников, которые используются в процессе поиска и подбора, и понять, из каких из них приходит больше всего кандидатов.
«И это очень помогает, когда ведешь переговоры с популярными job-ресурсами: у меня на руках есть все цифры, которые касаются конкретно эффективности этих ресурсов именно для «Цитруса» (в том числе по географии), и с какими особенно не подискутируешь. То есть эфемерным маркетинговым историям не остается места», – делится наблюдениями Анастасия.
Как не открывать вакансии «на кухне»
HR-департамент «Цитруса» автоматизировал бизнес-процесс подачи заявок на поиск и подбор для офиса, адаптировав возможности роли «Hiring manager» в CleverStaff. Теперь руководители отделов, которые инициируют найм, подают заявку через систему для рекрутинга. Она фиксирует дату, период поиска, модель мотивации и т. д.
Анастасия говорит, что этот процесс стал для всех новым, но уже дает свои плоды. Преимущественное большинство нанимающих пользуется им. Уже привыкли к тому, что все можно отслеживать – достаточно зайти в систему и увидеть, что происходит с вакансией: кандидатов, количество собеседований, всю воронку.
В компании даже уже действует неписанное правило: если есть вопросы по вакансии – сначала зайди в CleverSraff, а потом беспокой рекрутера ☺. «Опять же – это очень экономит время на все объяснения, удобно для точек контроля и организованности. Уже нет открытия вакансии где-то на кухне или в коридоре ☺» – говорит с улыбкой Анастасия.
С другой стороны, CleverStaff – это всегда инструмент для аргументации работы рекрутеров. «Это снова о цифрах. Мы не рассказывем, что я, мол, провела Х собеседований – за нас это «говорит» система, наша доказательная база. Не надо ничего выдумывать, все максимально прозрачно для всех участников процесса».
Когда софт для рекрутинга – разновидность КРІ
Преимущества автоматизации ощутимы только тогда, когда пользователи работают в Сlevertaff на постоянной основе, а всю новую информацию вносят вовремя и корректно.
По мнению Анастасии, использование такой программы для рекрутинга – это вообще о системности подхода в работе, и ее иногда удивляет, что кое-кто из коллег рад вести кучу еxcel-табличек и многочисленные блокнотики, но зайти и вовремя внести информацию в систему после собеседования – «это сложно». Поэтому «блокнотики» Анастасия не считает за результативность, ведь софт – это то, на что тратит усилия и ресурсы компания, чтобы оптимизировать бизнес-процесс в целом.
«Часто бывает, что даже для топ-кандидатов мы вместо 4 этапов собеседований оставляем 2 – чтобы человек не ездил туда-сюда. Мы идем навстречу и оптимизируем его усилия и время. Так почему это не может быть полезным принципом внутри команды?», – размышляет она. И добавляет: в «Цитрусе» при оценке рекрутов и эйчаров, когда они переходят с грейда на грейд, есть пункт – «Ведение CleverStaff». За него, а точнее – за системный подход к работе – выставляется отдельная оценка.
Кстати, некоторым рекрутерам очень понравилась геймификация софта (напомним – система оцифровывает все действия и достижения), и, возможно, в перспективе Анастасия реализует идею награждать «победителей», например, квартала, возможностью пройти какое-нибудь эксклюзивное обучение. В общем автоматизацию рекрутинга она рассматривает как часть именно проектной деятельности, которой ей нравится заниматься. «Это отвлекает от рекрутинга, развивает всесторонне наши навыки и даже помогает бороться с выгоранием. А еще – это и про HR-бренд, и об изменениях к лучшему бизнес-процессов. Все необходимо делать не просто так, а для чего-либо», – подводит итог Анастасия.
Благодарим Анастасию за откровенный разговор и желаем всей команде “Цитруса” новых успехов и достижений!