Что изменилось после автоматизации: опыт Юрия Конопли из ООО “ГК “Нефтегаз Украины”

О клиенте

ООО «ГK«Нафтогаз України» – это ведущая компания, которая является надежным поставщиком газа бытовым клиентам, представителям бизнеса и промышленным предприятиям страны. Среди клиентов компании – лидеры пищевой, химической и аграрной промышлености, строительные компании, представители мелкого и среднего бизнеса и т.п. ООО “ГК “Нафтогаз України” входит в Группу Нафтогаз – одного из самых больших украинских работодателей, который объединяет свыше 53 тисяч сотрудников по всей стране.

Команда CleverStaff гордится тем, что летом 2023 г. началось сотрудничество с рекрутерами ООО “ГК “Нафтогаз України”.

Прошло немного времени, но уже есть определенные результаты, которые касаются в первую очередь оптимизации процесса подбора персонала. О них мы поговорили с Юрием Коноплей, руководителем группы по подбору  и адаптации персонала.

Юрий имеет опыт работы в продажах, предпринимательской деятельности и более 4 лет в рекрутинге. Сначала занимался подбором менеджеров по продажам, специалистов в сфере финансов, потом начал отдавать предпочтение работе с вакансиями в сфере диджитал маркетинга и ІТ, также успешно занимался Executive Search.

К каждому проекту имел особый подход – погружался в специфику бизнеса и конкретной вакансии, чтобы сформировать портрет кандидата, основательно разбирался с терминологией.

До работы в “ГК “Нафтогаз України” Юрий успел получить мощный опыт поиска и подбора персонала в разных нишах в Украине и за рубежом. Это логистика, производство, продажи, финтех, ІТ, маркетинг.

Поиск и подбор

Когда Юрий присоединился к “ГК “Нафтогаз України”, сразу начал заниматься всеми актуальными вакансиями – от архивариуса до начальника департамента.

В зависимости от позиции, Юрий использует  разные ресурсы:

• если речь идет о линейных сотрудниках – то это в первую очередь Work.ua или Robota.ua;
• если направление связано с более редкими специалистами или топ-менеджерами, то в основном это LinkedIn и специализированные ресурсы по направлениям;
• если ІТ – публикует вакансии на DOU, также использует Linkedin, GitHub, Stack Owerflow.

«В некоторых наших подразделениях процесс предусматривает максимум 2 этапа. То есть это собеседование со мной, собеседование с хайринг-менеджером. И – уже готовим оффер, – рассказывает Юрий. – А где-то может быть и 3-4 этапа, и тестовое задание – все зависит от сложности позиции. Это могут быть довольно продолжительные процессы в силу многих обстоятельств, в том числе – из-за зависимости от требований хайринг-менеджеров”.

«Заселение» в софт

По наблюдениям Юрия, иногда процессы подбора затягивались в том числе и из-за отсутствия системы автоматизации. Ведь если вся база, и особенно ценные кандидаты, с которыми продолжается конструктивное общение, сохраняются на жестком диске или на других хаотичных носителях, всегда есть риск, что информация потеряется.

В то же время компания стремится к системности во всех процессах, и рекрутинг – не исключение. Поэтому было принято решение атоматизироваться в этой сфере. «И когда мы начали взаимодействие с софтом, то это у нас был не переезд, а скорее заселение», – улыбается Юрий.

«Заселение» получилось комфортным. Лично Юрию было несложно, ведь он хорошо ориентируется в разных программах и сервисах, плюс в некоторых вопросах помогали менеджеры системы.

Почему “Хайринг-менеджер” – действительно ценная роль

Ежемесячно у Юрия в работе от 10 до 15 вакансий. Это довольно много для одного рекрутера. И он отмечает, что автоматизированная система очень помогает. «Я привлек некоторых руководителей отделов, которые имеют или могут потенциально иметь вакансии, в роли хайринг-менеджеров – к процессу отбора кандидатов. Когда резюме автоматически попадает с джоб-сайта в систему, они самостоятельно изучают и сортируют резюме. Это не совсем правильно, ведь это моя обязанность, но когда у тебя 15 вакансий в работе одновременно и ты иногда тратишь больше половины дня только на просмотр отзывов, для меня это было хорошим решением».

Это экономит довольно много времени рекрутерам. Ведь еще необходимо время на собеседования, организацию встреч с нанимающими менеджерами, промежуточные интервью и сорсинг.

«На сорсинг банально не хватало времени. Кроме того, некоторые позиции (например, бизнес-аналитики или проджект-менеджеры по направлению ІТ) нуждаются в первую очередь как раз в не просто публикации на джоб-сайтах, а индивидуальной коммуникации с кандидатами в LinkedIn. Поэтому за счет автоматизации рутинных процессов есть возможность направить свои усилия туда, где в этот период времени твои действия намного нужнее».

Сейчас в системе работает 2 рекрутера и около 30 хайринг-менеджеров – когда имеют вакансии в своих отделах. Не все еще освоили работу в системе, но у всех есть инструкция, плюс Юрий сам учит их пользоваться софтом и что можно делать в данной роли.

Кто работает над разработкой цифровых продуктов, вообще не ощущают трудностей с системой. Другие – тоже постепенно разбираются, процесс идет, и скоро в компании просто не останется места кучкам распечатанных резюме; вся информация от старта поисков до оффера будет в системе. По мнению Юрия, это вопрос времени и привычки.

Когда твой челлендж – кол-центр

Сегодня в “ГК Нефтегаз Украины” – около 350 сотрудников, из них свыше 150 – это работники  кол-центру. Их поиском занимается отдельный рекрутер. В ее зоне ответственности только 1 вакансия – «Оператор кол-центра». У нее очень много работы, ведь по этой позиции в силу специфики довольно большая текучесть кадров.

Эта линейная вакансия всегда в статусе «Открыта», на нее откликаются десятки кандидатов ежедневно. Без автоматизации с ней работать очень непросто. Но теперь ответственный за эту вакансию рекрутер подключен к системе для рекрутинга, что позволило облегчить и систематизировать работу.

Относительно запросов других подразделений, то самая сложная вакансия в последнее время – это архивариус. «Таких специалистов очень мало, а нам 2 специалиста нужны, и длительное время не можем найти, чтобы удовлетворить наши потребности. Если хард скиллы подходят, то софт неудовлетворительный, и наоборот» – суммирует Юрий.

А вот самая легкая вакансия (опять же, в разрезе месяца-двух) – менеджер по закупкам. За несколько дней Юрий нашел человека, он сразу понравился хайринг-менеджеру, его быстро приняли. Кстати, в некоторых случаях компания рассматривает кандидатов сразу после университета.

Какой бы сложности не была вакансия, перед тем, как работать с ней, Юрий советует коллегам вникнуть в специфику, чтобы портрет кандидата был максимально правильно сформирован. Это позволит быстро и метко ее закрыть.

Кратко – об опыте пользователя

В целом, после нескольких месяцев работы в системе для рекрутинга, Юрий видит следующие плюсы, которые уже положительно повлияли на рабочий процесс в части рутинных задач:

• нравится, что можно настроить синхронизацию с вакансиями на джоб-сайтах,
• можно хранить резюме кандидатов сразу во время сорсинга,
• можно отмечать в системе хайринг-менеджеров и оставлять комментарии.

Юрий признается, что еще не успел познакомиться со всем опционалом системы, но даже эти моменты очень уместны и помогают работать оперативнее.

Планы на ближайшее время

По словам Юрия, сейчас он активно работает над настройкой процессов адаптации, хочет оцифровывать их, насколько это возможно. Что касается работы в системе, то в ближайших  планах – синхронизировать с системой для рекрутинга свою почту и календарь (внутренняя безопасность очень придирчива к посторонним ресурсам), а также разобраться с картами оценок кандидата (scorecards). 

Также Юрий уже попробовал геймификацию и даже вышел в  ТОП-лидеры месяца. Но он хочет дождаться расширения команды рекрутеров, чтоб было с кем соревноваться – и вот тогда точно начнется большая игра ☺. Это не только азартно, это – полезно для того, чтобы понимать картину внутри.

СleverStaff искренне благодарит Юрия за интересный разговор!