Что дает автоматизация рекрутинга – в деньгах, времени и ROI

Многие рекрутеры знают, какие задачи могут решить программы для подбора персонала и в какую сумму это обойдётся. Но сами компании не всегда понимают экономию и ROI от их внедрения, откладывают инвестицию и теряют в показателях. Как же на деле измерить и спрогнозировать экономический эффект использования ATS для рекрутинга? Как и насколько быстро окупается такая инвестиция? Свою методику расчетов предлагает Владимир Бархат, основатель и СЕО CleverStaff.

Для проведения расчетов Владимир использовал внутреннюю аналитику и клиентский опыт пользователей CleverStaff за 2,5 года.
В ходе расчетов оказалось, что если рекрутер активно использует софт, то

• экономится 20% времени на найм или 2,4 месяца в год;
• экономятся средства – в эквиваленте 2,4 средней зарплаты рекрутера в год;
• ROI при инвестиции в софт составляет около 325%;
• 〜каждую 5 вакансию рекрутер закрывает с помощью своей базы (что на 54% быстрее, чем при поиске новых кандидатов).

Давайте детальнее посмотрим на логику расчетов.

Насколько реально сэкономить 10 рабочих недель в год?

33 рабочих часа – в среднем столько рекрутер тратит на обработку одной вакансии, если не использует софт для рекрутинга. На закрытие стандартной вакансии ему может понадобиться от 10 дней до 3 недель. В среднем – 15,5 дней. На это значение будем умножать все ежедневные трудозатраты в таблице ниже. Таким образом мы сравним, сколько времени тратит на этапы подбора рекрутер, работающий без автоматизированной системы, и рекрутер, который ее использует.
Внимание! Количество и длительность действий возьмем из нормативов, установленных рекрутерами эмпирически. Для всех расчетов используем среднее арифметическое (чтобы учесть нестандартные ситуации).

Суммировав время всех этапов, увидим, что на подбор одного сотрудника «вручную» рекрутер тратит почти 32 часа 48 минут. Если использует ПО – 28 часов 24 минут, таким образом ускоряя закрытие 1 вакансии на 4,4 часа.
Двигаемся дальше. В среднем, рекрутер в месяц обрабатывает 5 вакансий. Автоматизация рекрутинга дает ему «фору» – «прокачанную» внутреннюю базу резюме. Данные по закрытым вакансиям в системе CleverStaff показывают, что каждый 5-й «свеженанятый» сотрудник – кандидат из внутренней базы, и такие вакансии закрываются на 54% быстрее. Поэтому рекрутер экономит уже не 4,4, а 17,7 часов.
Если рекрутер работает стандартные 176 часов в месяц, то общая экономия рабочего времени составляет: (4 вакансии × 4,4 часа) + (1 вакансия × 17,7 часа) = 35,3 часа в месяц. 35,3 часа экономии / 176 рабочих часов в месяц = 20% рабочего времени в месяц. 
В проекции на год: 20% × 12 месяцев =2,4 месяца. Или – 10 рабочих недель в год.

Что конкретно позволяет экономить?

Экономия начинается там, где заканчиваются или хотя бы минимизируются рутинные процессы. Они – главные поглотители рабочего времени. В свою очередь, система для рекрутинга оптимизирует работу на всех «рутинных» этапах. Приведем некоторые из них, такие как

• публикация вакансии и сохранение резюме. Система сама формирует внешнюю страницу вакансии из данных, внесенных в базу. Если добавить в текст вакансии, размещенной на профильном ресурсе, эту ссылку, то соискатели смогут откликнуться на вакансию прямо на ней – отклики сразу попадают в систему, а их резюме – в базу, и появлятся в вакансии на этапе «Найденные»;
• сохранение релевантных резюме из базы кандидатов job-сайта. У профессионального софта есть интеграция с этими платформами, поэтому пользователи могут добавлять кандидатов из них в свою базу в 1 клик;
• сохранение резюме. Парсинг резюме из почты осуществляется один раз в сутки. Если в описание вакансии на сторонних площадках добавить ссылку на внешнюю страницу вакансии, сгенерированную системой, кандидаты смогут посылать свои отклики с нее, т.е. сразу добавляться в базу;
• уведомление об отказе кандидатам, которые не подошли, можно сделать прямо из интерфейса системы;
• формирование базы кандидатов, за счет которой рекрутер сможет закрывать вакансии без внешних источников.

Как посчитать ROI от внедрения ПО, если в отделе работает 5 рекрутеров?

Зарплата рекрутера зависит от многих «переменных»: страны, компании, бюджета отдела и т.д. Так, по статистике, средняя зарплата украинского IT-рекрутера в месяц – $850 (EvoTalents). Если соотнести этот показатель с экономией рабочего времени – 2,4 месяца в год, то экономия в среднем на зарплате каждого рекрутера в год может быть $2040.
Итак, у нас есть 5 рекрутеров с окладом по $850. В среднем, программное обеспечение обходится по $40 в месяц для каждого из них. Итого в месяц – $200.
Из расчетов выше помним, что автоматизация экономит 20% времени. Для команды из 5 рекрутеров получается экономия в сумме ровно 1 месяца работы, который стоит $850. Стоимость такой экономии: 850 – 200 = $650.

А теперь ROI = Сумма экономии / сумму инвестиции (затраты на софт) = 650 / 200 × 100% = 325%. Таким образом, инвестиции в софт отобьются 3 раза в течение 1 года.
Для своей компании вы можете повторить эти расчёты, подставив ваше количество рекрутеров, месячный фонд зарплаты, сумму затрат на софт для рекрутинга, среднее время закрытия вакансии. По оценке CleverStaff, при разных значениях переменных ROI может быть в диапазоне от 240% до 410%.
Эти данные говорят о главном: чтобы быть конкурентоспособным, рекрутеру нужно делегировать софту подготовку/обработку данных, органайзер, аналитику и прочую рутину. Результат после внедрения автоматизации виден уже спустя несколько месяцев и быстро окупается. Надеемся, что расчеты выше помогут тем, кто еще «думает», и лишний раз убедит в дальновидности тех, кто уже использует автоматизированные системы.